Haciendo uso de la memoria

El tema de esta semana, memoria institucional, me parece uno muy relevante y pocas veces considerado una prioridad. La historia, el pasado, los hechos, la gente, todo conforma lo que hoy una organización es, y es justo este bagaje lo que debe de ser valorado.

Tal como comenta Brian Gongol, se calcula que el ser humano empieza a olvidar los detalles de algún acontecimiento a los 20 minutos; hecho que puntualiza la importancia de saber guardar la información clave, aquella que hace la diferencia.

En el blog de Ewen, leí lo siguiente: “las organizaciones por si solas no aprenden, es la gente la que lo hace. Las organizaciones no tienen una memoria, pero es posible poder guardar los rastros del trabajo pasado en donde están involucrados miembros de la empresa, de tal forma que no se esté inventando la rueda cada vez.” Guardar la información necesaria, la que le da identidad a una empresa, la que genera el know-how, la que evita en gran medida que se comentan los mismos errores, es a mi gusto, algo que le otorga una ventaja competitiva.

En mi institución, se trata de conferir una gran importancia a cómo fue que se fundo el colegio, la pasión y el empuje detrás del grupo que se aventuró a crearlo. Sin embargo, esta transferencia de información es verbal, y se da 1 vez al año, cada inicio de ciclo escolar. Y como bien leímos, la gente en una empresa va y viene, y esta dinámica no permite que se contagie este sentimiento a todos los empleados, o si lo hace, siento que se va perdiendo a lo largo del año.

Ha habido sucesos importantes, cambio de dueños, creación de nuevos planteles, incorporación a importantes asociaciones, pero esta información muchas veces se conoce solo por un reducido grupo de personas. Hay procesos nuevos e importantes cuando se es parte de un grupo de colegios internacionales como el nuestro, y creo que estamos recientemente empezando a encontrar la manera de registrar toda esta información que llega a pasos agigantados y crear los sistemas que permitirán hacerla mas accesible y perdurable. Hay definitivamente una visión de cambio, de modernización, de inyectar sentido de pertenencia y compromiso, y se que la memoria institucional juega un papel fundamental para lograr todo esto.

Observo también que hay interés en mi institución por la creación/participación de comunidades de práctica. El trabajo conjunto y bien enfocado, de dentro hacia fuera, enriquece mucho a una comunidad, pero en definitiva requiere de una gestión de todo ese conocimiento e información que de ahí se derive, de tal forma que pueda ser transferida con el tiempo.

Finalmente me gustaría recalcar el hecho de que es desde la dirección misma, la administración, aquellos decision-makers que deben de estar cien por ciento convencidos de la importancia de que se administre y conserve el conocimiento personal. Debe de ser una filosofía de la empresa, una prioridad, porque al creer en esto, las cosas pueden suceder. Así mismo, usar a la tecnología como aliada para poder llevar a cabo este registro y manejo del conocimiento, logrará hacer procesos mas eficientes.

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